WIJ BOUWEN AAN PROCESOPTIMALISATIE

OPDRACHT

De marketing afdeling bij GAMMA werkt al lange tijd volgens een bestaand proces aan alle communicatie uitingen. Deze uitingen komen met diverse interne afdelingen en externe bureaus tot stand. Het proces is omvangrijk en kent erg lange lead times. Daarnaast zijn de verwachtingen t.o.v. elkaar niet altijd duidelijk.

STOER is gevraagd om het huidige proces te analyseren, de betrokken partijen te interviewen en te komen tot een efficiënter proces met duidelijke verwachtingen en doelen. Dit is vertaald in een procesdocument met per stap in het proces een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en timings. Daarnaast zijn er briefingsformats ontwikkeld zodat de input altijd op dezelfde wijze wordt aangeleverd.

ONZE AANPAK

In samenspraak met de Marketing Manager en de Inkoop Manager hebben we de volgende stappen doorlopen:

• Analyse huidig proces inclusief interviews met betrokken personen van verschillende afdelingen
• Opzetten 1e draft procesdocument en workflow t.b.v. toetsing bij interne stakeholders
• Presentatie en feedback sessie van procesflow
• Na goedkeuring procesflow uitschrijven van geheel procesdocument
• Presentatie final procesdocument en procesflow aan GAMMA

IMPACT

Het resultaat van dit project is een geoptimaliseerde procesflow, passend bij de desbetreffende organisatie. Daarnaast wordt er – als onderdeel van de nieuwe procesflow – gewerkt met vaste briefingsformats wat resulteert in duidelijke verwachtingen en direct complete input voor de ontwikkeling van een campagne(uiting).